طراحی ست اداری چاپخانه نقش هنر

نقش جهان

طراحی ست اداری در میان تبلیغات و اسناد چاپی مورد استفاده در هر کسب و کاری دارای اهمیت فراوانی است. طراحی ست اداری با هدف نظم بخشیدن به مکاتبات اداری صورت می گیرد به همین دلیل صرفا داشتن یک ست اداری به تنهایی نمی تواند اهداف مورد نظر را تامین نماید و باید برای طراحی ست اداری از متخصصین و مشاورین حرفه ای در این حوزه بهره برد.

مروری بر اهمیت طراحی ست اداری و بخش های مختلف آن

اهمیت طراحی ست اداری در میان تبلیغات و اسناد چاپی مورد استفاده در هر کسب و کاری کاملا مشخص است. طراحی ست اداری اعتبار و ارزش کار شما را چندین برابر می کند. طراحی ست اداری با هدف نظم بخشیدن به مکاتبات اداری و ایجاد جلوه ای جذاب و مورد اطمینان صورت می گیرد به همین دلیل صرفا داشتن یک ست اداری به تنهایی نمی تواند اهداف مورد نظر را تامین نماید و باید برای طراحی ست اداری از متخصصین و مشاورین حرفه ای در این حوزه بهره برد. توجه به برخی از المان های اصلی در طراحی ست اداری می تواند موجب موفقیت بیشتر آن گردد. مواردی مانند استفاده از لوگو و رنگ های سازمانی و غیره که باید به صورت کارشناسی شده مورد استفاده قرار گیرد. حتی چیدمان هر کدام از این موارد در هر بخش از طراحی ست اداری می تواند بر روی نتیجه کار اثر فراوانی داشته باشد. انتخاب رنگ سازمانی مناسب برای طراحی ست اداری نیز نکته ای است که نمی توان از کنار آن به آسانی گذشت.

بخش های اصلی در طراحی ست اداری

طراحی ست اداری دارای بخش های مهمی است که برخی از این بخش ها را می توان بر اساس استفاده ها و اهداف سازمان از لیست اقلام مورد نیاز حذف گردد اما برخی دیگر از این اقلام به عنوان بخش های ضروری در طراحی ست اداری در نظر گرفته می شود. بخش های مختلف در طراحی ست اداری به شرح زیر است:

  1. سربرگ ها که در ابعاد و اندازه های مختلفی می توانند مورد استفاده قرار گیرند. این اندازه های معمولا اندازه های استاندارد مانند A4 و A5 هستند. سربرگ ها اقلامی هستند که برای انجام مکاتبات درون سازمانی و یا برون سازمانی مورد استفاده قرار می گیرند. بدون شک استفاده از یک سربرگی دارای نام و لوگوی و اطلاعات تماس شرکت به نسبت استفاده از یک کاغذ ساده تاثیر بیشتری بر مشتریان و همکاران خواهد داشت. اهمیت سربرگ در طراحی ست اداری به اندازه ای زیاد است که کسب و کارهای کوچکی که توان صرف هزینه برای این کار را ندارند نیز با استفاده از نرم افزارهای ساده ای نظیر ورد اقدام به طراحی سربرگ های ساده ای برای خود می کنند.
  2. پاکت های نامه برای ارسال مرسولات و مکاتبات پستی که این مورد نیز می تواند طرح ها و اندازه های مختلفی را شامل شود. به همان اندازه که استفاده از سربرگ دارای اهمیت است استفاده از پاکت ها نامه که هماهنگ با طراحی ست اداری طراحی شده باشند نیز مهم به شمار می آید. معمولا مکاتبات با سایر شرکت ها و سازمان از طریق نامه نگاری و پست انجام می شود و شما با ارسال نامه ها داخل پاکت های طراحی شده می توانید اعتبار بیشتری برای کسب و کار خود کسب کنید.
  3. کارت ویزیت از دیگر بخش های مهم در ست اداری به حساب می آید. اهمیت طراحی کارت ویزیت به اندازه ای است که بسیاری از افراد که به صورت فردی کار می کنند با توجه به عدم نیاز به طراحی ست اداری باز هم اقدام به طراحی و استفاده از کارت ویزیت می نمایند. کارت ویزیت معرف شما و سازمانی است که در آن فعالیت می کنید. هر چه هماهنگی طراحی کارت ویزیت با طراحی ست اداری بیشتر باشد می توان نشان دهنده نظم بیشتر سازمان شما باشد.
  4. کاغذ یاد داشت از جمله مواردی است که در طراحی ست اداری اجباری به وجود آن نیست. اما وجود این کاغذ های یاد داشت دارای کاربرد فراوانی هستند به عنوان مثال می توان از آن ها به عنوان هدایای تبلیغاتی استفاده نمود.
  5. کارت های پرسنلی و سازمانی که وجود آن در طراحی ست اداری به طور کامل وابسته به نحوه عملکرد سازمان است. برخی از سازمان ها و ادارات از این کارت ها استفاده نمی کنند و برخی دیگر ترجیح می دهند از کارت های ساده ای برای این کار استفاده نمایند. این بخش نیز نمی تواند جزو اقلام ضروری در طراحی ست اداری محسوب گردد.
  6. اوراق حسابداری نیز می تواند بر حسب نیاز مطابق با طراحی ست اداری تهیه شود. به این معنا که فاکتورها و سایر موارد نیز هماهنگ با سایر اقلام ست اداری باشد اما این موضوع نیز معمولا به دلایل مختلفی می تواند از لیست طراحی ست اداری حذف گردد.
  7. در صورتی که شرکت گواهی نامه های آموزشی یا تقدیر نامه هایی را به اعضا اهدا می کند می توان این موارد را نیز در طراحی ست اداری لحاظ نمود
  8. علاوه بر همه موارد ذکر شده می توان انواع هدایای تبلیغاتی را نیز بر اساس طراحی ست اداری طراحی نمود. اقلامی نظیر خودکار، ساعت، تقویم، ساک های دستی و لیوان و ...

علل انتخاب بخش های اصلی و غیر ضروری در طراحی ست اداری

همان طور که در توضیحات بالا اشاره شده برخی از اقلام در طراحی ست اداری را نمی توان حذف نمود. واقعیت این است که در میان همه مواردی که ذکر شد می توان گفت اصلی ترین و ضروری ترین بخش ها در طراحی ست اداری سربرگ، پاکت نامه و کارت ویزیت هستند. این موارد را نمی توان از ست اداری حذف نمود اما بقیه آیتم های نام برده شده به راحتی قابل حذف هستند. معمولا آن چه موجب می شود تا افراد تصمیم بگیرند کدام یک از این اقلام غیر ضروری را حذف کنند بحث های مربوط به هزینه ها می باشد. بسیاری از افراد برای صرفه جویی در طراحی ست اداری تنها به سفارش اقلام ضروری آن اکتفا می کنند. البته در برخی موارد نیز اهداف سازمانی بر روی سفارش این اقلام اثرگذار خواهد بود. به عنوان مثال اگر شرکت یا سازمانی نیازی به صدور فاکتور نداشته باشند لحاظ کردن آن در طراحی ست اداری کاری بیهوده به شمار می رود. برای این که بتوان انتخاب صحیحی در مورد اقلام مورد نیاز انجام داد و این که از هدر رفتن هزینه و زمان جلوگیری به عمل بیاید می توان پیش از سفارش طراحی ست اداری با مشاورین متخصص در این زمینه مشاوره انجام داد. اما در نهایت به طور کلی نمی توان این نکته را ندیده گرفت که هر کدام از این اقلام می توانند در تقابل افراد سازمان با مشتریان و همکاران به نحوی اثرات مثبتی داشته باشد.